Modul Datenaktualisierung – Transparenz und Kontrolle über deine Daten

Du hast neue Daten in den SharePoint geladen, Anpassungsbuchungen ergänzt oder Änderungen im Mapping oder in den Planzahlen vorgenommen? In diesem Artikel erfährst du, welche Refresh Arten es in der FMS gibt, welchen Refresh du für deine Änderung brauchst und wie du ihn ausführst.

Die vier Refresh Arten im Überblick

Die FMS kennt vier Refresh Arten. Sie decken unterschiedliche Anwendungsfälle ab und können unabhängig voneinander ausgeführt werden.

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Welchen Refresh brauche ich für meine Änderung?

Finde anhand deiner Änderung den passenden Refresh.

❗ Wann brauche ich zwei Refreshes?

In zwei Situationen reicht ein einzelner Refresh nicht aus, weil ein zweiter Wert nicht automatisch mitaktualisiert wird.

Wie werden Refreshes ausgeführt?

Du hast drei Möglichkeiten, einen Refresh auszuführen:

• Modul Datenaktualisierung in der App (empfohlener Weg): Enthält alle Refresh Arten zur gezielten Auswahl, zeigt immer die aktuellsten Links, protokolliert den Auslöser und zeigt Dauer und Fortschritt live an.
• Refresh Links im SharePoint: Zusatzoption. Du startest den Refresh manuell per Klick auf einen der hinterlegten Links. Diese Variante ist weiterhin verfügbar, allerdings ohne Protokollierung und Monitoring.
• Automatischer Refresh: Standardmäßig nicht enthalten. Kann auf Kundenwunsch als kostenpflichtige Zusatzoption eingerichtet werden.

So findest du die vier Refresh Arten im Modul und im SharePoint:

1. Refresh über das Modul Datenaktualisierung empfohlen

Das Modul Datenaktualisierung bietet dir eine zentrale Übersicht und umfassende Steuerungsmöglichkeiten rund um die Aktualisierung deiner Daten in der loyos App. Du findest es in der Menüleiste unter „Product Refreshes“.

✅ Refresh direkt aus der App auslösen

1. Wähle in der Box „Produkt“ oben links das Produkt aus, das aktualisiert werden soll (z. B. FMS oder HRS).
2. Wähle in der Box „Auswahl Datenaktualisierung“ die passende Refresh Art aus: Standard, Planwerte, Mapping oder Anpassungsbuchungen.
3. Klicke auf den grünen Button „Klicke hier zum Starten der Datenaktualisierung“.

So kannst du jederzeit einen Daten Refresh manuell starten, ohne extern auf den SharePoint ausweichen zu müssen.

💡 Hinweis: In der Auswahl findest du zusätzlich zwei Export Optionen: „Export für Datenvergleichsmodul & Refresh“ und „Datenexport für Dynamische Planung“. Diese zählen nicht zu den vier Refresh Arten.

✅ Live Überblick über den laufenden Refresh

In der Box „Letzte Aktualisierung“ siehst du in Echtzeit alle Infos zum aktuellen bzw. letzten Refresh:

• Aktualisierungstyp
• Start und Ende
• Status und Statusmeldung
• Dauer und geschätzte Restzeit
• Auslöser: wer den Refresh gestartet hat

Oben rechts zeigt dir der Aktualisierungsfortschritt den aktuellen Stand in %. Darunter siehst du, wann die Seite zuletzt aktualisiert wurde. So behältst du jederzeit den Überblick, wann die Daten vollständig aktualisiert sind.

✅ Transparenz vergangener Aktualisierungen

• Die Tabelle „Überblick Datenaktualisierung“ unten links gibt dir einen schnellen Überblick über vergangene Aktualisierungen mit Start, FlowRunID, Name, Status, Ende, Dauer, Statusmeldung und Auslöser.
• Über den Filter nach Startzeit legst du den Zeitraum fest. Standardmäßig werden die letzten 7 Tage angezeigt.
• Über den Filter nach Aktualisierungstyp kannst du die Übersicht auf eine bestimmte Refresh Art eingrenzen.
• Wird der Refresh manuell über die App ausgelöst, siehst du in der Spalte „Auslöser“, wer den Refresh gestartet hat.
• Über einen Tooltip kannst du weitere Details zu den einzelnen Schritten des Refresh Prozesses einsehen.

✅ Kennzahlen zu deinen Aktualisierungen

• Gesamte Aktualisierungen: Anzahl der Aktualisierungen im gewählten Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Erfolgreich, Fehler, Timeout und Gestartet.
• Durchschnittliche Dauer erfolgreicher Aktualisierungen sowie die Übersicht erfolgreicher Aktualisierungen (in min) im rechten unteren Bereich.

Das hilft dir, zukünftige Aktualisierungen besser zeitlich einzuordnen und Wartezeiten optimal zu planen.

✅ Volle Transparenz bei Fehlern

• Im Falle von Fehlern oder Timeouts wird dies klar im Status angezeigt.
• So erkennst du sofort, ob Handlungsbedarf besteht.

💡 Tipp: Über die Flaggen unten rechts kannst du die Sprache des Moduls zwischen Deutsch und Englisch umstellen.

Voraussetzung

Du benötigst ein aktuelles Release (Stand Mai 2025). Wenn das Modul in deiner App noch nicht sichtbar ist, wende dich bitte an den Support.

2. Refresh über die Links im SharePoint

Alternativ kannst du die Aktualisierung über die Refresh Links im SharePoint starten.

❗ Bei dieser Variante gibt es keine Protokollierung und kein Monitoring.

💡 Tipp: Schließe möglichst alle Input Dateien (Buchungsdaten, FMS_Mapping.xlsx, Anpassungsbuchungen.xlsx). Das beschleunigt den Prozess.

Standard Refresh

Auf dem SharePoint findest du einen Link „DATA-REFRESH.url“.

1. Klicke auf diesen Link.

2. In deinem Browser öffnet sich ein Fenster mit einer Nachricht, dass die Datenaktualisierung gestartet wurde.

3. In wenigen Minuten kannst du das Ergebnis in der App sehen.

💡 Hinweis: Über diesen Link werden der GDPdU Import, das Mapping und die Anpassungsbuchungen aktualisiert. Neue Planzahlen oder Änderungen im Planinput werden nicht berücksichtigt. Hierfür muss aus technischen Gründen der Planzahlen Refresh ausgelöst werden.

Anpassungsbuchungen Refresh

Du hast lediglich Anpassungsbuchungen ergänzt oder geändert? Dann reicht dieser Refresh. Er ist rund 80 % schneller als der Standard Refresh.

1. Klicke auf den Link „MANUAL BOOKINGS - REFRESH.url“. Er befindet sich auf dem SharePoint im selben Ordner wie die Datei Anpassungsbuchungen.xlsx.
2. In deinem Browser öffnet sich ein Fenster mit einer Nachricht, dass die Aktualisierung gestartet wurde.
3. In wenigen Minuten kannst du das Ergebnis in der App sehen.

💡 Hinweis: Über diesen Link werden die Anpassungsbuchungen und das Mapping aktualisiert. Neue Buchungsdaten (z. B. GDPdU) werden nicht berücksichtigt.

Mapping Refresh

Du hast lediglich Anpassungen im Mapping vorgenommen? In diesem Fall musst du nicht die kompletten Input Daten aktualisieren.

1. Klicke auf den Link „MAPPING-REFRESH.url“, der sich auf dem SharePoint im Ordner „Input – Mapping“ befindet.
2. In deinem Browser öffnet sich ein Fenster mit einer Nachricht, dass die Aktualisierung des Mappings gestartet wurde.
3. In wenigen Minuten kannst du das Ergebnis in der App sehen.

💡 Hinweis: Über diesen Link wird lediglich das Mapping aktualisiert. Neue Buchungsdaten oder Änderungen in den Anpassungsbuchungen werden nicht berücksichtigt. Sind Planzahlen vorhanden, führe danach zusätzlich den Planzahlen Refresh aus.

Planzahlen Refresh

Du hast Planzahlen geändert oder eine neue Planversion erstellt?

1. Klicke auf den Link „REFRESH-PLAN-DATA.url“, der sich auf dem SharePoint im Ordner „Input – Plan_Data“ befindet.
2. In deinem Browser öffnet sich ein Fenster mit einer Nachricht, dass die Aktualisierung der Planzahlen gestartet wurde.
3. In wenigen Minuten kannst du das Ergebnis in der App sehen.

💡 Hinweis: Über diesen Link werden lediglich die Planzahlen aktualisiert. Neue Buchungsdaten oder Änderungen in den Anpassungsbuchungen werden nicht berücksichtigt. Hast du neue Sachkonten beplant, führe danach zusätzlich den Standard Refresh aus.

3. Automatischer Refresh

Ein automatischer Refresh ist standardmäßig nicht enthalten. Er kann auf Kundenwunsch als kostenpflichtige Zusatzoption eingerichtet werden. Auch bei individuellen Prozesslösungen unterstützen wir dich gerne bei der Einrichtung. Wende dich dafür an deinen Kundenbetreuer.

Fragen?

Bei Fragen oder Problemen sprich uns gerne an oder schreib an support@loyos-bi.de. 🚀

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